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Não tem jeito, um trabalhador precisa de ferramentas para o trabalho... (a idéia aqui é "enfeitar" o blog...)

Para Refletir com Choo: As pessoas coletam informações ostensivamente para tomar decisões, mas não as utilizam. Pedem relatórios, mas não os lêem. Lutam para participar de processos decisórios, mas depois não exercem esse direito. As políticas são vigorosamente debatidas, mas sua implementação é realizada com indiferença. Os executivos parecem gastar pouco tempo para tomar decisões[...]. (CHOO, 2006, p.46-47).

Um projeto, seu problema !

1. CARACTERIZAÇÃO DO PROBLEMA: como sistematizar os resultados obtidos e pretendidos com o uso das informações de sistemas para monitoramento do ambiente externo?

Historicamente é possível identificar uma crescente percepção no valor da informação. “A informação é a chave do desenvolvimento da inteligência competitiva, enquanto permite, pela estruturação e análise, criar conhecimento para seus usuários[...]” (TARAPANOFF, 2006, p.81).

O processo de valorização da informação cumpre algumas fases e passos lógicos. Estes passos podem ser assim distribuídos: conhecer muitas informações, apreender sobre as informações, juntar e guardar informações úteis, selecionar, analisar e filtrar informações de maior valor, organizar as informações de forma lógica, valorizar as informações, disponibilizar e usar as informações. Para organizar as informações, deve-se avaliar e dar atenção às questões de uso de tecnologia moderna de banco de dados, de agilidade de acesso, de produtividade, de menor custo de operação e maior retorno, seja financeiro, seja de conhecimento ou situacional. (Rezende; Abreu, 2006, p. 99-100).

Um grande problema das organizações, reside em como sistematizar e usar informações externas e internas para a melhoria de processos gerenciais, operacionais e projetos, em suas diversas atividades.
De acordo com Choo (2006, p.31): “[...] A organização do conhecimento possui informações e conhecimentos que a tornam bem-informada e capaz de percepção e discernimento. Suas ações baseiam-se numa compreensão correta de seu ambiente [...].”

Muitas ferramentas destacadamente as baseadas em tecnologia da informação, foram concebidas e apresentadas ao mercado como soluções capazes de viabilizar o acesso e uso da informação. No entanto, a essência frente à problemática do uso de informações e produção de conhecimento, está baseada em diversos fatores, dentre eles aqueles relacionados a comportamentos e cultura das pessoas (usuários da informação). Esta problemática vincula-se à complexidade do desenvolvimento de estudos de usuários.

Para inferir o comportamento dos usuários na sua interação com a imagem da IHC (Interface Humano-Computador), é preciso saber suas necessidades de informação, de domínio afetivo; onde e como eles vão encontrar informação, de domínio cognitivo; e a execução de seus caminhos físicos, de domínio psicomotor. (RAMOS et al., 2000, apud KAFURE, 2004, p.3).

Outro fator determinante da problemática relacionada ao uso da informação, refere-se à ausência de um modelo de gerenciamento adequado a realidade de cada organização que integre os fatores: pessoas, processos e tecnologia. Estes fatores podem ser considerados componentes essenciais para o planejamento, desenvolvimento, implantação e melhoria de sistemas de informações.

Para tratar o fator pessoas é necessário estabelecer estratégias e ações que possam garantir o engajamento de usuários, equipes técnicas desenvolvedoras de sistemas e lideranças (decisores) desde a etapa de planejamento até a implantação. O fator processos requer um importante “exercício organizacional coletivo” para: mapear, analisar e dimensionar adequadamente os processos de trabalho, de forma a identificar especificamente as necessidades de aporte de soluções tecnológicas evitando sobreposições, subdimensionamentos ou superdimensionamentos de aplicações e ferramentas. O fator tecnologia é a variável final catalizadora de resultados e eficiência, porém, requer o tratamento anterior dos fatores pessoas e processos como condição determinante para obtenção de resultados no uso das aplicações tecnológicas.

Neste sentido, observam-se esforços de diversas organizações em criar mecanismos e condições para prover suas estruturas operacionais e gerenciais de informações qualificadas de origem externa e interna, incentivando o seu uso e a gestão baseada em informação e conhecimento.

Objetivos do Projeto: Gestão do Uso de Informações em Sistemas para Monitoramento do Ambiente Externo

OBJETIVO GERAL DO PROJETO: desenvolver um processo de gestão do uso da informação de sistemas para monitoramento do ambiente externo, com base na sistematização dos resultados obtidos e pretendidos pelos usuários.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

a) Descrever os perfis dos usuários e suas necessidades de informação. Pretende-se identificar o perfil sócio-cultural dos usuários em seus diferentes níveis organizacionais. Informações como: gênero, faixa etária, renda, formação educacional, preferências de leitura e acesso a informação, atividades profissionais entre outras variáveis serão investigadas. Estima-se identificar aspectos relacionados às dimensões de domínio afetivo, cognitivo e psicomotor.

b) Mapear situações de uso e não uso das informações pelos usuários. Pretende-se identificar e documentar as situações e as razões que determinaram o uso ou a não utilização da informação na dinâmica de trabalho dos respondentes, nas fases de planejamento, execução e avaliação de projetos.

c) Identificar resultados obtidos e pretendidos com o uso das informações (benefícios e dificuldades percebidas pelos usuários). Pretende-se investigar resultados de ordem técnica, institucional, social e econômica, sistematizando-os de forma a permitir comparações, análises e projeções.

d) Estruturar um processo de gestão do uso da informação para monitoramento do ambiente externo (inteligência). Pretende-se analisar requisitos e critérios de gestão organizacional que possam contribuir com a implantação eficaz de um processo de gestão do uso da informação. Será considerada a análise de contribuições da metodologia Dirks desenvolvida por especialistas do Arquivo Nacional da Austrália. Por fim, finaliza-se o estudo pela estruturação de um processo que contribua com a gestão de sistemas de informação, vinculando-os às necessidades e resultados esperados pelos usuários no que tange ao uso de informações do ambiente externo, de forma prática e adaptável a diferentes realidades organizacionais.

Um projeto, justificado !

JUSTIFICATIVA

Grande parte dos sistemas de informações estruturam-se essencialmente por meio de uma interface baseada em tecnologia da informação.

[...] A falta de modelos tem levado a acreditar que simplesmente padrões técnicos estabelecidos, adaptados à tecnologia, seriam suficientes para obter sucesso na usabilidade [...] (SILVEIRA,2003 apud KAFURE,2004 p.3).

[...] Uma das limitações atuais da interatividade, e principalmente, para usuários sem conhecimento de IHC (Interface Humano Computador), é que os sistemas disponibilizados têm sido desenvolvidos com base numa coleta de informações que não considera, no planejamento geral, passos tão fundamentais, como a participação dos usuários, a identificação de suas necessidades, de sua tarefa [...] (KAFURE, 2004 p.3).

Neste sentido, justificam-se esforços científicos com o intúito de prover as organizações de estudo qualificado que instrumentalize o desenvolvimento de sistemas de informação, que possam monitorar informações do ambiente externo. Basear a estruturação destes sistemas (núcleos de inteligência) em aprofundado estudo de usuários viabilizará a sistematização dos resultados obtidos e pretendidos com o uso da informação, tangibilizando-os e qualificando-os o suficiente para instruir a estruturação de um processo de gestão do uso da informação, que proporcionará dentre outros benefícios, além dos já citados neste projeto, a realização de análises de custos versus resultados para as organizações.

É pertinente destacar os três modelos de uso da informação organizacional propostos por Choo, quais sejam:

a) criação de significado que remete a organização a resultados de análise da informação externa que demonstrem ambientes externos interpretados;

b) construção do conhecimento que proporciona novos conhecimentos explícitos e tácitos para a inovação;

c) tomada de decisão que leva a organização a um comportamento racional e orientado para objetivos. Neste contexto, o autor faz uma relevante análise quanto aos comportamentos dos usuários da informação. Tal análise justifica a importância de estudos nesta área que sirvam como insumo para o alcance de resultados e o aproveitamento de sistemas de informação.

As pessoas coletam informações ostensivamente para tomar decisões, mas não as utilizam. Pedem relatórios, mas não os lêem. Lutam para participar de processos decisórios, mas depois não exercem esse direito. As políticas são vigorosamente debatidas, mas sua implementação é realizada com indiferença. Os executivos parecem gastar pouco tempo para tomar decisões[...]. (CHOO, 2006, p.46-47).

Para avançar em uma gestão organizacional baseada em dados, informações e conhecimento, a concepção e planejamento de projetos e programas nas áreas sociais deste estudo de caso, devem estar fundamentados e alinhados às tendências e possibilidades de inovação do mercado social, o que requer sistemática análise de informações do ambiente externo. Os modelos de uso da informação organizacional propostos por Choo, são pertinentes para instruir e fundamentar o presente estudo.

Com o aumento da velocidade dos negócios (Gates, 1999), com o desenvolvimento das tecnologias de integração com parceiros (Venkatraman,1994) e com a transformação das estruturas organizacionais (Tapscott e Caston,1993), a própria natureza da organização estaria mudando. Nessa perspectiva, o desenvolvimento contínuo da capacidade tecnológica de compartilhar e usar a informação teria o poder de redefinir negócios e indústrias e de mudar a natureza da vantagem competitiva (Evans e Wurster, 2000). (GATES,1999; Venkatraman,1994; Tapscott; Caston,1993; Evans;Wurster, 2000 apud PITASSI;LEITÃO, 2002, p.79).

O compartilhamento e aplicação das informações apoiarão o planejamento e execução de iniciativas (processos e projetos), tornando-os cada vez mais capazes de contribuir com os objetivos estratégicos da entidade em estudo e de outras organizações, sejam elas de natureza empresarial ou governamental. Por isso, o desenvolvimento de um processo de gestão do uso da informação com base em resultados sistematizados, obtidos e pretendidos pelos usuários, proporcionará condições adequadas ao gerenciamento e desenvolvimento de sistemas de informação com foco em resultados estratégicos.